行政辦公室的接待工作內容和特點(2)
如何做好辦公室接待工作
"接待也是生產(chǎn)力"無意間聽到這么一句話，覺得頗有見地，接待工作是辦公室工作中的一項常規(guī)性工作，接待水平及臨時應變能力的高低能反映一個部門乃至一個項目部的整體形象水平，在辦公室工作幾年，經(jīng)歷了一些大大小小的迎檢接待，在此談一下自己的一些小小的體會，希望能共勉之，"凡事預則立不預則廢",每有接待任務時，作為整體籌劃人員得提前方方面面考慮，從每個細節(jié)，每個程序過程入手，都要細細從自己腦海里像放電影一般細細過一遍。
接待前做好充分的準備是保證接待工作質量的前提。首先，要溝通情況，明確上級領導此行的目的意圖。具體包括上級或對方來訪的人數(shù)、身份、民族、性別、日程安排等，還要掌握上級領導來檢查指導哪些工作、有什么要求、活動的方式等等，以便安排好餐飲、住宿、車輛，匯報材料準備等各項工作。其次，要周密考慮，制定方案。在了解掌握以上情況后，要制定好接待迎檢方案，主要包括所需材料的準備、迎接引導、座談匯報、食宿安排、結束送行、宣傳報道、注意事項等。方案中的每項任務、每一個環(huán)節(jié)都要細化到部門和責任人。方案制定之后，要送有關領導審閱，待領導審定后，及時通知有關人員或召開專題會議詳細安排，讓每個參與人員都明確自己的職責和任務。接待方案在執(zhí)行中要根據(jù)需要隨時調整，并及時通知有關工作人員。
每次檢查接待都緊緊張張，把自己也搞得手忙腳亂，還總會出錯，達不到領導滿意的效果。其實早早籌劃，把每一個可能發(fā)生的情況，把每一個細節(jié)都想到了、安排扎實了，就完全可以有條不紊的做好接待的每項工作。
(一)迎接引導，沿途介紹。迎接時要根據(jù)人數(shù)安排好接待車輛，參加迎接的人員要與所接人員在級別或身份上對等或稍低一點，并提前到達車站或約定地點。接到后，沿途要主動介紹景觀或接待安排情況，征求意見，要避免冷場。迎接還要注意引導時自己行走的位置、問候握手時的動作、介紹雙方領導的順序、乘坐車時的禮節(jié)等。
(二) 檢查工地，精心準備。現(xiàn)場檢查要提前安排好車輛，人多時注意將車輛編號，引導客人按順序乘坐。根據(jù)需要前面可安排引導車輛，交待清楚行走路線。施工現(xiàn)場要提前準備好安全帽，茶水或礦泉水，餐巾紙等，材料要堆碼整齊，橫幅要放到懸掛到醒目位置，展板要整潔干凈，能充分顯示公司文化及項目部施工動態(tài)，并要有專人做施工介紹，同時要安排好休息地點、方便地點等，(如果要乘坐專列時就得注意軌道車的布置：椅子，茶幾、紙巾、垃圾桶、煙灰缸、擴音器等)檢查完后要有專人回收安全帽，給參觀者留一個善始善終的好印象。
(三) 住宿吃飯，妥善安排。住宿要根據(jù)需要進行安排，酒店及房間類別要提前溝通，確認來訪領導的身份以預定相應級別的房間，在樓層及房間號上都要有所講究。如果在項目部小餐廳用餐就得提前安排，一是小餐廳餐桌準備：餐桌最好要有桌布，凳子要有椅子套并要及時清洗保持干凈，餐具要按規(guī)格擺放整齊，有的餐具用的時間長了有茶漬等，用去污粉可以清洗干凈，轉盤玻璃也得擦洗干凈。二是消毒柜、冰柜，空調等設備及綠色盆栽要注意打掃，及時將上面灰塵拂去。三是注意小衛(wèi)生間的環(huán)境衛(wèi)生，不能留死角。就餐要嚴格按照接待標準，突出地方及時令蔬菜等特色，根據(jù)來人習慣安排就餐方式，特別要注意飲食衛(wèi)生及有沒有忌口的。就餐時本單位參加人員應與領導對等或高半格，并安排好座次。
(四)注意送行，善始善終。接待結束后應安排好送行，不能來時熱情迎接，走時冷冷清清，導致整個接待效果大打折扣?？上葞椭腿擞喓密嚻保瑢脮r做好送站工作。
整個接待活動結束后，接待人員要對本次活動進行認真全面的總結，看看哪些方面做的比較到位，哪些方面還存在問題或不足，要通過總結不斷提高接待質量和效率。同時，作為辦公室人員要注意平時的學習積累，了解掌握各方面的知識(自己平時工作能用到的所有資源)，特別是對項目部施工生產(chǎn)，本地本部門的情況要了如指掌，為自己進一步做好接待工作做好鋪墊。
提升行政辦公室接待工作質量的建議
(一)制定周密的接待計劃
行政辦公室的工作人員需要根據(jù)來賓的目的、規(guī)模及來訪事項制定周密的接待計劃，例如迎來送往的時間安排，來訪事項的準備和形成安排，特別是要針對不同的事項安排充足的人手，確保服務工作的順利開展。在不同的事項間要注意轉場的安排和協(xié)調，保證整個訪問期間不同事項能夠緊鑼密鼓的進行。
(二)建立順暢的溝通協(xié)調機制
行政辦公室的工作人員需要與其他部門建立常態(tài)化的溝通協(xié)調機制，例如與酒店簽訂長期接待服務合同，建立長期合作的機制，并制定專人負責我方的接待協(xié)調工作，確保房間和餐飲服務都能夠及時提供。再如，與會議承辦機構間達成長期使用協(xié)議，確保在有需要時能夠及時訂到會議場館。更為關鍵的是，接待方內部要建立及時有效的信息傳達機制，確保在接待中的各種重要信息能夠及時傳遞到相關部門，確保接待的順利進行。
(三)提高接待人員素質
行政辦公室需要定期開展接待人員的培訓工作，針對工作人員在接待過程中的能力短板，有針對性進行系統(tǒng)的學習和提高。特別是要加強時間觀念和責任心的教育，幫助接待人員樹立較強的時間觀念和強烈的責任感，進而增強接待和服務能力。
(四)完善接待工作效果反饋機制
一次接待工作結束后，行政辦公室需要對該次接待工作效果進行細致分析，認真總結接待工作的經(jīng)驗和不足，并將其中有益的經(jīng)驗制度化，以備下次接待所需。特別是需要對接待工作中所出現(xiàn)的問題進行深入的分析，并研究相應的改進策略，以提高今后接待工作的質量。
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