科技檔案管理論文
科技檔案管理能夠實現(xiàn)對科技文件的鑒別和篩選,從而使比較零落的文件系統(tǒng)化和規(guī)范化,對于充分發(fā)揮科技檔案的價值具有重要的意義。下面是學習啦小編為大家整理的科技檔案管理論文，供大家參考。
科技檔案管理論文范文一：新常態(tài)下農業(yè)科技檔案管理思路
摘要：分析了新常態(tài)下農業(yè)科技檔案呈現(xiàn)出的新特點以及檔案管理工作面臨的主要問題，并從創(chuàng)新農業(yè)科技檔案管理理念、管理模式、管理手段、服務方式以及加強檔案管理人才隊伍建設等方面，闡述了如何進一步提高農業(yè)科技檔案的歸檔效率和服務質量，提升檔案利用價值，從而提高農業(yè)科技檔案管理水平的對策。
關鍵詞：農業(yè)科技檔案;新常態(tài);創(chuàng)新;管理;問題;對策
隨著我國經濟發(fā)展步入新常態(tài)，農業(yè)科研體制機制改革不斷深入，現(xiàn)代農業(yè)發(fā)展依靠科技創(chuàng)新驅動的要求越來越強烈，農業(yè)科技協(xié)同創(chuàng)新成為發(fā)展新趨勢，農業(yè)科技檔案也呈現(xiàn)出新特點，需要歸檔的有價值的科研材料呈爆發(fā)式增長，檔案載體多樣化，傳統(tǒng)的農業(yè)科技檔案管理模式、管理手段、服務方式已經無法滿足飛速發(fā)展的科研需求。農業(yè)科技檔案管理需要積極適應新常態(tài)，運用新思維、新理念、新方法，增強責任意識，突出創(chuàng)新驅動，構建農業(yè)科技檔案管理的新體系，切實為現(xiàn)代農業(yè)科技創(chuàng)新發(fā)展服務。
1新常態(tài)下農業(yè)科技檔案管理面臨的主要問題
1.1管理理念保守，不利于農業(yè)科技檔案管理水平的提高
農業(yè)科研單位長期受傳統(tǒng)觀念影響，工作重心放在科研上，對檔案管理不夠重視，檔案意識普遍不強，科技檔案管理封閉狹隘、重藏輕用，存在“為保管而保管”“看攤守庫”等舊觀念，使得科技檔案的作用未能發(fā)揮出來，無法適應新形勢的需要。檔案管理部門往往屬于單位的邊緣部門，專職檔案管理人員缺乏，兼職檔案人員往往身兼數(shù)職，根本無暇在檔案管理上尋求創(chuàng)新，墨守成規(guī)，周而復始，對檔案管理工作如何更好地服務科研工作和社會發(fā)展知之甚少，更談不上主動對檔案資源進行開發(fā)利用，促進科技成果轉化和推廣。
1.2管理模式陳舊，跟不上農業(yè)科技協(xié)同創(chuàng)新機制的步伐
目前，大部分科研院所仍延續(xù)計劃經濟條件下傳統(tǒng)的管理模式，難以實現(xiàn)對重點科研課題檔案質量的全面控制[1]。檔案管理部門只發(fā)揮了存儲功能，科研管理部門負責本單位的科研檔案的收集，二者的作用相分離，未形成系統(tǒng)性。但是隨著協(xié)同創(chuàng)新機制的推進，協(xié)同合作的項目越來越多，而且農業(yè)科研工作周期較長、空間跨度大，期間會形成多種載體的檔案材料，材料往往分散在課題組成員中，他們主動上交檔案材料的意識又比較弱，在檔案收集上存在一定難度。檔案管理人員與課題組之間的溝通也不夠積極，對課題(項目)的研究進展情況、科研人員的活動情況、會議材料等的收集，缺乏系統(tǒng)性、協(xié)調性和同步性，檔案收集的被動，造成檔案材料歸檔的不及時、不完整、不規(guī)范。因此，傳統(tǒng)收集材料的模式已無法滿足現(xiàn)代科研檔案管理的發(fā)展需求。
1.3管理手段落后，無法滿足現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展需求
傳統(tǒng)的檔案資料使用紙質記載，存儲量大，存放空間較大，信息量大且檢索不便?，F(xiàn)階段，隨著電算化的普及，新型載體檔案尤其是電子文件所占比重將不斷上升[2]。以信息化、數(shù)字化為管理手段在檔案工作中發(fā)揮越來越大的作用。而農業(yè)科技檔案管理信息化建設進程相對緩慢，數(shù)字化應用只停留在檔案立卷目錄的檢索上，很多科研單位的檔案管理手段還以傳統(tǒng)的手工方式對檔案進行編輯與檢索處理，檢索方法單一、速度慢、準確率低，無法滿足檔案資源共享、深化利用等現(xiàn)代化管理的需要。
1.4服務方式被動，阻礙了農業(yè)科技檔案的有效利用
隨著農業(yè)科技協(xié)同創(chuàng)新模式的不斷發(fā)展，科研課題由單一研究內容向大的綜合性研究方向發(fā)展，科研需要大量的、綜合性的科技信息作支撐。多年來，農業(yè)科研單位的檔案管理人員多為兼職人員，缺乏對檔案管理的系統(tǒng)性與專業(yè)性認識，檔案編研開發(fā)工作開展甚少，科技檔案信息的匱乏直接影響到科技檔案的利用。另外，檔案信息檢索傳遞方式也遠不能滿足現(xiàn)代科技檔案的利用需求。檔案服務大多為“坐等服務”，有人來查閱就提供檔案，沒人查閱就存放庫房，完全是自我封閉動式服務管理，缺乏主動性，阻礙了農業(yè)科技檔案的有效利用。
2新常態(tài)下創(chuàng)新農業(yè)科技檔案管理的對策
2.1創(chuàng)新管理理念，提升農業(yè)科技檔案管理水平
農業(yè)科技檔案管理工作的創(chuàng)新，首先需要一個有創(chuàng)意的思想理念[3]。要破除計劃經濟條件下形成的思維定式，需要檔案管理工作者創(chuàng)新管理思維和觀念，培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理理念，提升管理效率。同時，不斷總結新經驗與方法，實現(xiàn)理論與科技手段上的創(chuàng)新，從而落實農業(yè)科技檔案管理工作的時代性發(fā)展思路[4]。檔案管理工作者要充分發(fā)揮檔案工作的資源和技術優(yōu)勢，創(chuàng)新服務理念與服務意識，促進檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。
2.2創(chuàng)新管理模式，實現(xiàn)農業(yè)科技檔案協(xié)同管理
農業(yè)科技協(xié)同創(chuàng)新機制的核心就是重點凝練現(xiàn)代農業(yè)發(fā)展的重大科技需求和重點研發(fā)任務，共同立項和組織實施國家科技計劃重點項目，將個體、分散的科研力量凝聚成為一個有機的整體，加強聯(lián)合科技攻關。隨著這種科研模式的不斷推進，科技創(chuàng)新資源進一步整合共享，科研檔案的管理模式也應隨之調整和創(chuàng)新。農業(yè)科技檔案管理在落實原來的“三納入”“四同步”的基礎上，也要實現(xiàn)科研檔案的協(xié)同管理，實現(xiàn)科研檔案管理各要素的最優(yōu)配置和整體部署，形成“三位一體，統(tǒng)一規(guī)范，各司其職，資源共享，互相促進，協(xié)同高效”的科研檔案協(xié)同管理模式，使各科研項目組、科研管理部門和檔案管理部門密切協(xié)作，對科研檔案管理工作的全過程進行有效控制[5]。項目立項后，科研管理部門可以采用預立卷方式，以項目(課題)組為單位，在科研任務書中添加檔案歸檔時間、內容等項目[6]，由項目負責人明確專員收集科研項目過程中形成的材料，科研管理部門實時對檔案材料收集情況進行指導和檢查，當項目結題后由項目負責人審核確認后，將檔案材料統(tǒng)一送至科研管理部門把關，然后正式立卷裝訂，再交至檔案部門歸檔保管利用。這樣檔案管理滲透到項目實施的各個環(huán)節(jié)，使科研項目材料的形成和積累、整理和歸檔都處于受控狀態(tài)，確保歸檔材料的完整、準確、系統(tǒng)。同時，將科技檔案是否齊全作為驗收和評獎的必備條件，提高科技人員的歸檔意識，讓檔案管理部門參與到科研項目管理中來。
2.3創(chuàng)新管理手段，加強農業(yè)科技檔案信息化建設
除了做好紙質檔案的管理以外，要加強農業(yè)科技檔案信息化建設。檔案信息化建設是適應社會發(fā)展的必然舉措，是農業(yè)科技檔案管理的發(fā)展方向。研發(fā)或者購置適合本單位的科研檔案管理系統(tǒng)，構建檔案信息數(shù)據庫。管理系統(tǒng)要具備適應多種文件的存儲格式，支持實時瀏覽、網絡檢索等功能，能夠實現(xiàn)搜集整理、數(shù)據存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權限控制、數(shù)據輸入(輸出)及格式轉換的控制與管理，這樣變耗時耗力的手工操作為高效便捷的信息化處理。建立網絡系統(tǒng)，共享科研信息資源，把工作需要的各種資料、研究成果等科研信息資源組織起來，如按內容構建文件、專利證書、科研獎勵證書、科研項目等檔案信息資源模塊，構建科研檔案信息化共享平臺。做好網上管理、傳播并提供服務，可大大縮短信息資料的處理、報送、傳遞時間。
2.4創(chuàng)新服務方式，提供農業(yè)科技檔案多渠道服務
新常態(tài)下農業(yè)科技檔案工作中心已由“保管”向“服務”方向轉變，服務方式必須要由被動服務向主動服務轉變，由單一性服務向多元化服務轉變。因此，在工作中要創(chuàng)新服務機制，拓寬服務領域，提高服務水平，才能推進科研檔案工作事業(yè)的發(fā)展[7]。農業(yè)科技檔案人員要熟悉檔案管理業(yè)務，研究農業(yè)科學領域需求檔案的規(guī)律，了解課題研究所需檔案的服務要求，從而促進農業(yè)科技創(chuàng)新工作的順利進行[8]。檔案人員應把握信息需求的動向，不能局限于查閱過去的資料服務現(xiàn)在的科研工作，要認真開展科技檔案編研工作，充分挖掘科技檔案的潛在價值，擴大服務范圍，積極為農業(yè)生產、科學研究、科研成果推廣等提供多渠道服務。同時，建立快捷、實用的查詢檢索系統(tǒng)，滿足農業(yè)科技人員對技術檔案的需求[9]。
3結語
新常態(tài)下的新目標、新任務、新要求，需要廣大農業(yè)科技檔案工作者主動把握和積極適應。隨著社會不斷進步發(fā)展，檔案工作已不再是傳統(tǒng)意義上的簡單型勞動，而是一項復雜的、創(chuàng)新型的知識勞動。檔案工作的新常態(tài)，需要檔案部門服務的范圍越來越廣，服務質量的要求越來越高，也就要求檔案工作的水平越來越高[10]。因此，建設一支高素質復合型的農業(yè)科技檔案管理人才隊伍尤為重要。必須要重視對農業(yè)科技檔案專職(兼職)管理人員的專業(yè)知識培訓。農業(yè)科技檔案工作者不僅要掌握檔案管理業(yè)務知識，還要了解農業(yè)科技專業(yè)知識，同時還要具有現(xiàn)代信息技術應用能力，更重要的是提高自身的職業(yè)道德素養(yǎng)，提高服務意識和創(chuàng)新意識，促進農業(yè)科技檔案事業(yè)不斷發(fā)展。
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科技檔案管理論文范文二：林業(yè)科技檔案管理的特點及強化對策
在林業(yè)科學技術研究過程中，產生了大量具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據、聲像等各種形式載體的文件材料，通過對這些文件材料的整理、歸檔，便形成了林業(yè)科技檔案。林業(yè)科技檔案承載著林業(yè)科研和林業(yè)工作的發(fā)展歷程，貯藏著豐富的林業(yè)科技信息資源，是林業(yè)科研工作的寶貴財富，是推動綠色崛起的技術支撐，是國家生態(tài)文明建設的重要組成部分，收集、整理、編目、保管、統(tǒng)計、利用林業(yè)科技檔案對推動林業(yè)科技發(fā)展至關重要。
1林業(yè)科技檔案的主要特點
1.1專業(yè)性
科技檔案與其他檔案的最根本區(qū)別在于它產生、形成于科技活動中，而科技活動是分專業(yè)進行的，具有較強的專業(yè)性，專業(yè)性的特點是實現(xiàn)科技檔案管理的重要依據之一[1]。林業(yè)科技檔案除了具備科技檔案的共性外，還有其自身的專業(yè)特點。以咸寧林科院為例，在對竹類、杉木、油料作物等方面的研究時，歸檔材料就含有調查記錄表、觀察記錄表、施工記錄表等大量的專業(yè)調查數(shù)據;如潛山森林公園規(guī)劃建設工程項目就包括建筑施工圖、工程預算書等歸檔材料，涉及建筑、水利等多個方面、多個專業(yè)的內容。
1.2成套性
林業(yè)科技項目在立項、審批、調查研究、規(guī)劃設計、工程施工、竣工驗收整個過程中都體現(xiàn)了成套性的特點，即圍繞著一個獨立的科研項目或課題形成，每一項都是相互關聯(lián)，密切聯(lián)系，記錄了完整的科研項目活動。
1.3階段性
由于有的林業(yè)科研項目周期長，可以根據項目需要，采取按階段歸檔的方法，即按照科研準備、研究試驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用五個階段進行歸檔，每完成一個階段的工作，就可以將該階段形成的科研文件整理歸檔，補充到該科研項目檔案中去，這樣的方法既利于收集、整理，又科學、有序。
1.4保密性
林業(yè)科技檔案是廣大林業(yè)科技人員在科學試驗、生產實踐中形成的，是科技工作者辛勤付出、不懈努力的成果，反映了林業(yè)建設真實記錄，在某些方面具有專屬性和獨創(chuàng)性，屬于國家和單位的知識產權保護范疇，必須得到尊重和保護，要加強對科技人員和科技檔案工作人員的保密教育，定期研究和審查林業(yè)科技檔案的內容，適當調整保密范圍和密級，確保林業(yè)科技檔案與科技資源的安全。
2林業(yè)科技檔案管理存在的問題
2.1檔案管理模式傳統(tǒng)
林業(yè)科技檔案是林業(yè)生產活動的記錄和憑證，又是林業(yè)生產活動必要的參考和依據，在林業(yè)生產活動中具有重要作用[2]，但長期以來，由于受傳統(tǒng)模式的影響，林業(yè)科技檔案信息化管理不夠。從檔案保存方面看，紙質多于磁質、磁質多于光質、光質多于聲像，檔案管理現(xiàn)代化水平低，很多林業(yè)科技單位只是簡單地把檔案信息要素錄入計算機，在查詢、借閱、管理、利用上缺乏技術支撐，嚴重影響科技檔案管理水平。
2.2科技人員存檔意識淡薄
部分科技人員對檔案材料的收集、整理、歸檔意識淡薄，只重視科學實踐活動和科技成果論文的發(fā)表，輕視檔案資料的收集，沒有認識到林業(yè)科技檔案是林業(yè)科技項目建設工作中的重要組成部分，是項目驗收的重要依據，有的人上交檔案的積極性不高，不能夠主動配合檔案管理人員工作，往往是等到檢查驗收時臨時抱佛腳，致使檔案管理難以順利開展。
2.3管理人員專業(yè)水平不強
檔案的信息化管理給新形勢下的檔案工作提出了更高的要求，然而在部分林業(yè)科技單位，檔案管理工作人員身兼數(shù)職，沒有時間、沒有精力去學習更多專業(yè)知識或進行專門培訓以此提升自己的專業(yè)技能。特別是有的檔案管理人員沒有直接參與到科研活動或科技項目具體過程中，對科研項目本身缺乏基本了解和認知，僅憑個人經驗進行分類，導致歸檔不完整、不準確、不系統(tǒng)，嚴重影響了林業(yè)科技檔案收集質量。
2.4檔案管理規(guī)范化程度不高
有的林業(yè)科研單位對林業(yè)科技檔案管理認識不足，對科技檔案資源運用不夠，存在重視不夠、措施不到位、規(guī)范化建設投入少等問題，致使檔案管理水平層次低。
2.5檔案管理體系不完善
盡管很多林業(yè)單位設立了專職或兼職檔案管理人員，但管理體系不夠健全和完善，缺少專業(yè)的林業(yè)科技檔案管理制度，存在著林業(yè)檔案統(tǒng)一管理難、歸檔立卷難、資料查閱難“三難”問題。比如在林業(yè)科技檔案統(tǒng)一管理方面，由于我國還沒有建立統(tǒng)一的林業(yè)檔案規(guī)章制度，各類林業(yè)資料往往沒有統(tǒng)一由林業(yè)科技檔案管理部門或管理人員進行統(tǒng)一管理，造成林業(yè)科技檔案不健全、不完全、不集中問題。
3林業(yè)科技檔案管理的基本規(guī)范
3.1明確歸檔范圍
林業(yè)科技檔案管理有其自身的特點和規(guī)律，必須保證林業(yè)科技檔案整理的規(guī)范化程度，切實遵循林業(yè)科技檔案以課題成套進行歸檔的特點。一般按照科研準備、研究試驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用五個階段組織收集資料歸檔。具體包括：科研課題審批文件、任務書、委托書、開題報告、技術考察及調研報告、課題論證報告、科研課題研究計劃和協(xié)議書、合同;各種載體的重要原始記錄;各種檢驗分析報告、實驗報告，專利申請的有關文件;設計文件、圖紙、重要的往來技術文件、課題鑒定申請書、工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料;科研投資情況、決算材料、科研成果和獎勵、申報材料及審批材料、獲獎證書、推廣應用經濟效益和社會效益的證明;推廣應用方案，技術轉讓合同，協(xié)議書，成果推廣應用中形成的技術文件及工作總結，成果宣傳報道等等。
3.2確定歸檔時間
歸檔時間的確定直接影響到歸檔文件的質量，決定著歸檔工作能否正常進行。歸檔時間應根據林業(yè)科技活動的規(guī)律和科技文件的形成特點來確定。對于周期較長的林業(yè)科研項目，一般采取按階段歸檔的方法，即按照科研準備、研究試驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用五個階段進行歸檔，每完成一個階段的工作，就將該階段形成的科研文件整理歸檔，補充到該科研項目檔案中去。對于活動周期不太長的林業(yè)科研項目，可在該項目結束后進行歸檔。此外，有的林業(yè)科研項目不僅周期長，而且由若干子項目、子課題組成，這些子項目、子課題一般相對獨立，可在每個子項結束后對該子項進行歸檔。為便于記憶簡易分為：按階段歸檔;在一項科技活動結束后歸檔;按子項歸檔;按年度歸檔;隨時歸檔。
3.3劃定保管期限
林業(yè)科技檔案的保管期限一般分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。劃分原則為：凡是具有長遠利用價值的應該永久保存;凡是在一定時期內，具有利用價值的可以定期30年保存;凡是在較短時期內，具有利用價值的可以定期10年保存;凡是介于相鄰兩種保管期限之間的檔案，其保存期限一律從長。
3.4注重日常管理
在林業(yè)科技檔案中新技術、新品種、知識產權和種質資源都具有非常高的經濟和社會價值，作為存儲這些信息的載體—林業(yè)科技檔案的管理就顯得尤為關鍵。因此，在日常管理中要嚴格按照《中華人民共和國檔案法及其《實施辦法》等法律規(guī)章，建立健全檔案保管、保密、利用、統(tǒng)計、移交和檔案人員崗位責任制等等，以嚴格的制度管人管事。
4強化林業(yè)科技檔案管理的對策措施
4.1強化認識
作為林業(yè)工作部門要充分認識到林業(yè)科技檔案管理工作是林業(yè)工作的重要組成部分，是推動林業(yè)科技進步的必要資源;是發(fā)展林業(yè)經濟、創(chuàng)造林業(yè)效益的基礎工作。特別是基層科研單位領導，要重視檔案管理工作，將所需經費列入單位年度財政經費預算，加大資金投入，不斷加強基礎設施建設，配備必要的硬件設施設備，建立利于檔案內網在線查詢的信息化管理系統(tǒng)。另外，林業(yè)科技檔案工作專業(yè)性強，檔案管理人員要強化認識，與時俱進，除了學習檔案專業(yè)基礎知識外，還需要補充林業(yè)科技專業(yè)知識，不斷提高綜合管理水平。同時，有關單位應及時組織檔案管理人員參加林業(yè)專業(yè)知識的學習培訓，抓好專業(yè)技術教育。只有這樣，林業(yè)科技檔案管理才會科學、規(guī)范、有序，檔案信息化管理水平才會得到有效提高，檔案開發(fā)利用才會便捷有效。
4.2完善制度
林業(yè)科技檔案的開發(fā)利用，離不開檔案管理制度的保障，相關林業(yè)科技單位應以國家有關檔案管理制度為依據，結合本單位實際，按照林業(yè)科技檔案管理規(guī)范和社會發(fā)展需要，建立健全相關制度，從根本上提高林業(yè)科技檔案管理正規(guī)化建設水平。
4.3加強應用
林業(yè)科技檔案工作的根本目的就是盡可能地開發(fā)利用其信息資源的潛在價值，服務于現(xiàn)代林業(yè)建設與林業(yè)科技發(fā)展，服務于國家的經濟建設。林業(yè)科技單位要善于提高檔案信息資源的利用率、提高檔案管理科學化程度、提高工作效率。林業(yè)科研人員要主動挖掘本地區(qū)林業(yè)科技發(fā)展特點，善于利用已有的科研成果、科技檔案信息，不斷拓展服務范圍、深入開展送科技下鄉(xiāng)活動，將實用的致富信息送到林農手中，為林業(yè)生產提供可靠依據。檔案管理人員要根據科學研究的實際，圍繞特定課題及時地、連續(xù)地向科研人員提供對口徑的各種檔案文獻資料，直到課題完成，通過課題跟蹤服務，使研究者及時獲得攻克難關的資料，避免重復勞動，充分發(fā)揮好服務保障作用，使課題研究人員不斷充實、修正、完善自己的研究內容和方法。
4.4實現(xiàn)信息化管理
檔案信息化建設是目前林業(yè)科技檔案管理必須采取的重要舉措，各單位要把科技檔案信息化建設作為信息化建設的重要組成部分進行統(tǒng)籌規(guī)劃，使檔案信息化建設與單位信息化建設同步協(xié)調發(fā)展。檔案管理工作人員要緊跟社會發(fā)展潮流，從收集完整齊全、真實可靠的檔案信息著手，積極應用計算機技術、光盤技術、多媒體技術，將先進科學技術和設備應用到林業(yè)科技檔案管理之中，從檔案的收集、分類、編目、存貯、查詢、借閱、歸檔等環(huán)節(jié)實施一體化管理。
4.5建設相對穩(wěn)定的檔案管理隊伍
林業(yè)科技檔案工作連續(xù)性強，檔案管理人員的頻繁調動，無疑將影響到檔案工作的連續(xù)性，因此，從維護檔案工作的長遠利益考慮，必須抓緊抓實做好檔案管理人員的穩(wěn)定工作，增強他們的責任感，充分調動從事檔案工作的積極性、創(chuàng)造性。同時要根據林業(yè)科技工作的特點和需求，不斷加強人才隊伍建設，培養(yǎng)一批有專業(yè)知識，有專業(yè)技術的人才充實檔案隊伍，安排相對固定的人員管理林業(yè)科技檔案，以保證檔案管理工作的延續(xù)性，從而促進林業(yè)科技檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。
4.6完善檔案管理體系
在科研項目過程中，由于項目周期長，涉及的部門廣、參與的人員多，因此，為確保歸檔材料系統(tǒng)、完整、準確，就必須逐步建立完善的檔案管理體系，并在科研業(yè)務部門指定一名責任心強、業(yè)務素質高的科技人員擔任兼職檔案管理員，加強日常檔案的收集、整理。
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